데이터 분석가나 회계 담당자가 가장 하기 싫은 업무 중 하나는 바로 그림 파일(JPG, PNG)이나 인쇄된 종이에 있는 표 형태의 데이터를 엑셀에 수기로 입력하는 일일 겁니다. 특히 금융 정보를 다룰 때 자주 접하는 재무제표나 복사/붙여넣기가 제한된 웹사이트의 표를 일일이 타이핑하는 것은 엄청난 시간 낭비이자 오류의 근원이 되죠.
하지만 걱정하지 마세요! 최신 버전의 Microsoft 365용 Excel에는 **AI(인공지능) 기반의 '그림에서 데이터 삽입'**이라는 혁신적인 기능이 탑재되어 있어 이 문제를 완벽하게 해결해 줍니다. 이제부터 이 기능을 활용하여 사진이나 스크린샷 속 데이터를 엑셀로 불러오는 초간단 방법을 자세히 알아보겠습니다.
1. '그림에서 데이터 삽입' 기능이란?
'그림에서 데이터 삽입(Data from Picture)' 기능은 마이크로소프트의 인공지능 기술인 OCR(광학 문자 인식) 기술을 활용하여 이미지 파일(사진, 스크린샷 등)에 포함된 **표 형태의 데이터(숫자, 텍스트)**를 인식하고, 이를 엑셀의 워크시트 셀로 자동 변환해주는 기능입니다.
이 기능은 재무제표, 인쇄된 보고서의 표, 복사가 안 되는 웹페이지의 표 등 다양한 형태의 데이터 원본에서 정보를 추출할 때 엄청난 효율을 제공합니다.
2. 그림 속 데이터를 엑셀로 가져오는 3단계
엑셀로 데이터를 가져오는 방법은 '저장된 그림 파일'을 사용하는 경우와 '현재 클립보드에 있는 스크린샷'을 사용하는 경우 두 가지가 있으며, 과정은 매우 간단합니다.
Step 1. 데이터가 담긴 그림 준비
가져오려는 데이터(예: 재무제표의 일부)를 이미지 파일로 준비합니다.
- 파일 사용: 재무제표 이미지를 JPG, PNG 등의 파일로 컴퓨터에 저장합니다.
- 스크린샷 사용: 웹페이지나 PDF 파일에서 원하는 표를 캡처 도구(Windows 키 + Shift + S) 등으로 캡처하여 클립보드에 복사해 둡니다.
- 팁: 사진을 찍을 때는 빛이 고르고, 정면에서 찍어야 AI의 인식률이 높아집니다. 기울어지거나 흐릿한 이미지는 오류가 발생할 확률이 높습니다.
Step 2. 엑셀에서 기능 실행
엑셀을 열고 데이터를 삽입할 셀을 선택한 후, [데이터] 탭으로 이동합니다.
- [데이터] 탭 클릭
- [데이터 가져오기 및 변환] 그룹 내의 [그림에서] 드롭다운 메뉴 클릭
- 저장된 파일을 사용할 경우 [파일의 그림] 선택 후 해당 파일 탐색
- **스크린샷(클립보드)**을 사용할 경우 [클립보드의 그림] 선택
Step 3. 결과 검토 및 데이터 삽입
기능을 실행하면 엑셀 화면 오른쪽에 '그림에서 데이터' 창이 나타나며, AI가 분석한 결과가 표시됩니다.
- 결과 검토: 분석 결과 중 빨간색 테두리로 표시된 셀은 AI가 데이터를 인식하는 데 오류가 발생했거나 확신할 수 없는 항목입니다.
- 수정: 빨간색 셀을 클릭하면 원본 이미지와 추출된 데이터를 비교할 수 있습니다. 수동으로 데이터를 검토하고 정확한 값으로 수정합니다.
- [데이터 삽입] 버튼 클릭: 모든 검토를 마치면 [데이터 삽입] 버튼을 클릭합니다.
이 과정을 거치면 그림 파일에 있던 복잡한 재무제표 데이터가 편집 가능한 엑셀 시트의 표 형태로 깔끔하게 정리되어 나타납니다. 이제 분석에 필요한 계산이나 차트 작성 등을 바로 시작할 수 있게 됩니다.
3. 더 나은 인식률을 위한 팁 💡
'그림에서 데이터 삽입' 기능은 정확도가 높지만, 다음과 같은 요소를 고려하면 오류를 더욱 줄일 수 있습니다.
- 고화질/고대비 사용: 해상도가 높고 텍스트와 배경의 대비가 명확할수록 인식률이 올라갑니다.
- 표 영역만 캡처: 불필요한 이미지 요소 없이, 데이터가 포함된 표 영역만 명확하게 잘라서 캡처하는 것이 좋습니다.
- 가로/세로 정렬: 이미지가 기울어져 있지 않고, 표의 가로/세로 선이 명확하게 수평/수직을 이루도록 합니다.
이 혁신적인 기능은 수작업으로 인한 시간 낭비와 입력 오류를 획기적으로 줄여주며, 복잡한 재무 데이터 분석의 첫 단계를 비약적으로 단축시켜 줄 것입니다. 엑셀의 최신 AI 기능을 적극 활용하여 업무 효율을 높여보세요!
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